Raum.
Für Zeit.

CHANGE ALS CHANCE SEHEN

Raum.
Für Zeit.

CHANGE ALS CHANCE SEHEN
Die Arbeitswelt befindet sich im New Normal. Ein neues Ökosystem des Arbeitsplatzes hat sich entwickelt – mit einer neuen Rolle des Headquarters und neuen Büroformen für Kommunikation und Kollaboration. Die Möglichkeiten sind hierbei nahezu unbegrenzt, die Richtungen vielfältig. Aber was ist gerade jetzt und für die Zukunft richtig? Michael Ortmann, Geschäftsführer von Meinlschmidt Raumkonzepte und Office Vision, erklärt, wie sie ihre Kunden auf die Revolution der Arbeitswelten in Richtung „Suitable Work“ vorbereiten und in der Transformation als erfahrene Consultants in Sachen Mensch und Arbeitswelt begleiten. Denn hier geht es in den nächsten Jahren um grundlegende Veränderungen, um Individualität und Emotion.
/ Sie sehen sich als Consultants für die Bürowelt – wo liegen die Schwerpunkte und Stärken von Meinlschmidt und Office Vision?
„Ich hoffe, dass der Vergleich mit den McKinseys dieser Welt (lacht) nicht falsch oder anmaßend wahrgenommen wird. Wir erheben nicht den Anspruch, mit den Top-Beratungsunternehmen dieser Welt zu konkurrieren, jedoch verstehen wir uns als der Unternehmensberater im Umfeld der Büroarbeit. Genauer gesagt geht es uns darum, die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt in Räume und Strukturen zu übersetzen, die den Menschen an sich, seine Arbeitsaufgaben sowie die Prozesse in einem Unternehmen in den Vordergrund stellen.“
/ Wie haben sich Ihre Arbeit und Ihre Projekte in den letzten Monaten verändert?
„Wir mussten in den letzten zweieinhalb Jahren lernen, dass die Arbeit nicht mehr nur im Büro stattfindet – vielmehr hat sich ein neues Ökosystem des Arbeitsplatzes entwickelt. Dabei spielt das Headquarter immer noch eine tragende Rolle, jedoch eine andere als zuvor. Das Büro der Zukunft wird für das Kollektiv konzipiert; es geht um Kommunikation und Kollaboration. Das Büro hat die Aufgabe, Menschen zusammenzubringen, um echte Innovationen entstehen zu lassen. Darüber hinaus werden das Homeoffice, lokale Büros wie etwa Co-Working-Spaces und weitere Arbeitsorte in den Fokus der Betrachtung rücken.“
/ Welche ganz konkreten Herausforderungen kommen dadurch auf die Unternehmen zu?

„Die Unternehmen müssen sich heute die Frage stellen, ob es wirklich noch hundert Schreibtische für hundert Mitarbeiter sein müssen – oder ob es nicht viel sinnvoller ist, sich mit passenden Sharing-Konzepten und flexiblen Raumlösungen zu beschäftigen. Nicht zuletzt wird der wachsende Grad an Digitalisierung viele Unternehmen vor Herausforderungen stellen: Themen wie Remote Work und hybrides Arbeiten werden auch in Zukunft ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit als Büroplaner sein. Damit wird aber auch das Thema Führung einen radikalen Wandel erfahren – auch damit beschäftigen wir uns derzeit bei Office Vision intensiv.

Wie wir sehen, stehen Unternehmen vor großen Veränderungen in der Arbeitswelt. Digitalisierung und Globalisierung sowie der demografische Wandel sind die Haupttreiber dieser Entwicklung. Das ist immer mit Veränderungen verbunden und darin stecken meist große Chancen.“

/ Wie unterscheidet sich konkret Office Vision von anderen Innenarchitekten und Objektplanern?

„Wir begleiten Unternehmen mit unserem eigens entwickelten Prozess dabei, sich diesen Herausforderungen zu stellen und ihre Chancen zu nutzen. Dabei erweitern wir den Begriff „New Work“ um den Begriff „Suitable Work“. Wir entwickeln das passende individuelle Arbeitskonzept wie eine Art Maßanzug für jedes Unternehmen und implementieren es begleitend in einem strukturierten Change-Prozess.

Ganz gleich, ob es um einen Büroumzug, eine neue Büroeinrichtung oder einen kompletten Wandel hin zu „New Work“ geht: Immer findet eine Veränderung statt, die für Mitarbeitende und Führungskräfte eine große Herausforderung darstellt. Deshalb ist es wichtig, dass Mitarbeitende von Anfang an in diese Prozesse miteinbezogen werden. Nur so erhöht sich die Akzeptanz des Wandels, die letztlich zum gewünschten Erfolg führt. Ein neues Büro- bzw. Arbeitskonzept einfach top-down zu implementieren, wird unserer Erfahrung nach in den meisten Fällen scheitern.“

/ Wie kamen Sie darauf, einen eigenen Change-Management-Prozess für die Bürowelt zu entwickeln?

„Eigentlich hat es in den letzten Jahrzehnten schon immer Veränderungen in unserer Arbeitswelt gegeben und im Speziellen auch im Umfeld der Büroarbeit. Diese Veränderungen hängen vor allem mit dem technischen Fortschritt, mit Raumkapazitäten und diversen Trends zusammen. Dabei haben sich die Unternehmen aber häufig nur um die Hardware gekümmert, das heißt um die Themen Raum und Mobiliar. Was im Umfeld der Büroarbeit oft außer Acht gelassen wurde, sind Themen wie Workflow, Ablauf und Aufbauorganisation, ebenso wie die Identität des jeweiligen Unternehmens. Auch die Pandemie hat einen entscheidenden Einfluss auf diese Entwicklung. Wie eine Art Beschleuniger hat sie uns vor weitere digitale und zwischenmenschliche Herausforderungen gestellt. Genau an diesem Punkt setzen wir an:

Wir sind davon überzeugt, dass Räume, die sich an den Bedürfnissen der Menschen und des Unternehmens ausrichten und dabei flexibel und agil auf zukünftige Ungewissheiten reagieren, eine hohe Wertschöpfung erbringen. Denn nicht der Mensch sollte dem Raum folgen, sondern der Raum dem Menschen. Das beginnt für uns bereits bei der Architektur von Gebäuden: Ein Gebäude sollte von innen nach außen geplant werden statt andersherum. Somit stellen wir den Menschen und die Arbeit an sich in den Vordergrund aller Betrachtungen.

Um dies umzusetzen, bedarf es jedoch mehr als einer reinen innenarchitektonischen Herangehensweise. Es geht wie bereits erwähnt darum, Prozesse in funktionierende und inspirierende Räume zu übersetzen. Das verlangt einen geordneten und klar definierten Prozess, der von einem umfassenden Change-Management begleitet wird.

/ Und wie sieht dieser Change-Prozess ganz konkret aus?
„Unseren Prozess im Detail zu beschreiben würde hier sicherlich den Rahmen sprengen, zumal jedes Unternehmen, das wir begleiten, andere Anforderungen und Ziele hat. Uns ist es daher wichtig, den Prozess jeweils exakt auf die Bedürfnisse unserer Kunden abzustimmen – im Groben folgen wir jedoch immer einem klar definierten 5-Stufen-Plan. Für mich persönlich ist es letzten Endes immer wieder faszinierend zu sehen, wie aus Räumen echte Innovationsorte werden.“
/ Office Vision ist derzeit an allen Standorten der Meinlschmidt-Unternehmensgruppe mit eigenen Mitarbeitern präsent. Welche Vorteile hat das?

„Als wir Office Vision gegründet haben, waren wir eine klassische Innenarchitektur-Company. Wir haben uns vor allem mit Raumplanung, Büroplanung und Interior Design beschäftigt. Daraus ist auch die dezentrale Aufstellung von Office Vision entstanden. In jeder Niederlassung der Meinlschmidt-Fachhandelshäuser haben wir nun Innenarchitekt(inn)en vor Ort, um die Planungsleistungen so nah wie möglich an unsere Kunden zu bringen. Das bietet natürlich einige Vorteile und ermöglicht vor allem eine schnelle Abwicklung und eine große Nähe zu unseren Kunden.

Zudem haben wir die dezentrale Aufstellung von Office Vision um eine agile Projektorganisation erweitert. Das bedeutet, dass wir unsere Consulting- und Change-Mandate in Projektteams organisiert haben, die sich standortübergreifend zusammenfinden und verschiedenste Projekte gemeinsam bearbeiten. New Work wird bei uns also auch intern großgeschrieben. Dank hybrider Arbeitsmodelle und digitaler Tools haben wir jederzeit die Möglichkeit, unabhängig vom Arbeitsort unsere Kundenprojekte zu realisieren. So vereinen wir durch eigene Projektteams die Vorteile der Dezentralität mit denen der Zentralität.

In diesem Zuge hat sich Office Vision auch von einer reinen Innenarchitekturfirma zu einem ganzheitlichen Consulting-Unternehmen entwickelt. Wir beschäftigen heute genauso viele Projekt-Consultants und Change-Manager wie Planer.“

/ Welche Rolle spielt Office Vision für die Zukunft der Meinlschmidt Unternehmensgruppe und wohin geht die Reise für Office Vision?
„Office Vision bietet einen klaren Vorteil: Unsere Kunden bekommen von uns jetzt alles aus einer Hand: Ein umfassendes Consulting begleitet von einem ganzheitlichen Change-Management, die komplette Planung bis hin zum einzelnen Möbelstück. Für mich persönlich ist es schön zu sehen, wie sich Office Vision entwickelt hat. Nicht zuletzt waren sicherlich die überdurchschnittliche Kompetenz unserer Mitarbeitenden sowie der tolle Teamgeist entscheidend für diese Entwicklung.“
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