Die vergangenen Wochen und Monate waren wild. Allerhand neue Tools im Bereich Generative AI haben uns bewiesen, welch gigantische Sprünge die Digitalisierung inzwischen macht. Google-Chef Sundar Pichai behauptet sogar, dass die Künstliche Intelligenz (KI) das Leben massiver verändern werde als Feuer und Elektrizität.
Nun bildet das Leistungsportfolio der Meinlschmidt Unternehmensgruppe weder Feuer noch Elektrizität ab; dafür sind wir aber erfahrene Experten, wenn es um neue Arbeitswelten geht – und diese werden durch die neuesten Entwicklungen in Sachen Künstliche Intelligenz besonders beeinflusst. Zum Beispiel, wenn es um die wichtigen Entwicklungen in Sachen Agilität und Flexibilität geht.
Wenn wir über New Work, die Arbeitswelt der Zukunft und damit über moderne Büros reden, ist die Flexibilität nicht weit. Doch wie übersetzt man das New-Work-Mindset in ein non-territoriales Arbeitsplatzkonzept, in dem ausreichend Arbeitssituationen – sprich Schreibtische, Konferenzräume, Besprechungsräume, Rückzugsflächen, etc. – zur Verfügung stehen, ohne dass es zu Überschneidungen kommt? Eine KI im Büro – sprich ein Arbeitsplatzbuchungssystem – kann die Lösung sein. Doch vorher sollten Bedürfnisse und Notwendigkeiten des Unternehmens klar herausgearbeitet werden.
Um das besser zu verbildlichen, werfen wir doch mal einen Blick auf die Mehrzahl der Unternehmen in Deutschland: Für alle Mitarbeitenden sind fest zugewiesene Arbeitsplätze vorhanden und die Firma verfügt über eine Anzahl von Meetingräumen und Möglichkeiten Besprechungen abzuhalten, ohne dass Zugriff und Zweck in Frage gestellt werden. Doch genau dieses Szenario geht an der derzeitigen Realität vorbei.
Solche Unternehmen sollten sich lieber wichtige Fragen stellen wie zum Beispiel: Für welche Funktion wird überhaupt ein fester Arbeitsplatz benötigt? Welche Arbeitsleistungen können mobil erledigt werden? Welche Funktionalität braucht es dafür? Feste oder flexible Arbeitsplätze? Wie viele müssen zur Verfügung stehen oder fest zugewiesen werden? Oder ganz allgemein betrachtet: Wie wollen wir eigentlich zukünftig arbeiten?
Unser Onlinetool zur anonymen Mitarbeiterumfrage ermöglicht es Unternehmen, umfassende Erkenntnisse zu gewinnen, aus denen Arbeitsbereiche, Räumlichkeiten, die Anzahl der Arbeitsplätze, die Desksharing-Quote sowie die benötigte Bürofläche festgelegt werden können. Ist der Betrieb dann bereit einen Change-Prozess einzuleiten, ein dynamisches und agiles Arbeitsumfeld zu implementieren sowie seine Unternehmenskultur zu hinterfragen, gilt es, ein individuell angepasstes Raumkonzept zu entwickeln und die dazu benötigte Buchungssoftwäre einzuführen. Die Vorteile einer KI im Büro liegen auf der Hand:
Es wird eine automatische Verwaltung, Reservierung und Zuweisung von Workspace ermöglicht. Dadurch werden keine zusätzlichen Ressourcen benötigt.
Das Reservieren von Konferenzräumen, Meetingräumen, Tagungsräumen und Büroräumen wird vereinfacht. Der Auslastungsgrad führt zur weiteren Optimierung von benötigten Raum- und Arbeitssituationen.
Es greift eine maximale Transparenz für die Dauer, Verfügbarkeit, Häufigkeit der Belegung sowie Anzahl der Teilnehmer.
Doppelbuchungen werden durch Buchungskalender vermieden, weshalb keine Ausfallzeiten entstehen.
Ein integriertes Besuchermanagement schafft einen Überblick über einzelne Besprechungssituationen.
Unbesetzte Räume sind kurzfristig buchbar – spontan und damit kreativitätsfördernd.
Es besteht volle Kontrolle durch Benachrichtigung bei Überbelegung oder Nichtauslastung. Auch hier wird erkennbar, welche Raumsituationen räumlich, technischen und organisatorischen Ansprüche entsprechen und bevorzugt werden.
Das Organisieren von Veranstaltungen wird erleichtert.
Durch die damit erreichbare Flexibilität wird die Entscheidungsfreiheit und Selbstverantwortung des Mitarbeiters gefördert – gerade für die jüngeren Generationen Y und Z ein wichtiges Kriterium für ein Job-Engagement.
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Unsere moderne Welt zwingt uns zu einer Veränderung in unserem Denken, in unserem Mindset. Die Beständigkeit einer Organisation ist passé, Flexibilität ist gefragt. Gut ausgestattete und großzügige Räume, die sich problemlos den Veränderungen anpassen, verlangen eine strukturierte Organisation in Vorgehensweise und Gestaltung von Arbeitsabläufen. KI im Büro beziehungsweise Intelligente Raumbuchungssysteme mit integrierten Steuerungsmöglichkeiten, kombinieren verschiedene Funktionen und schaffen somit einen Zugang zu einer sich selbst steuernden Gebäudeverwaltung. Die KI im Büro hält Einzug.
LIZ: Ein Leuchtenhersteller entwickelte ein auf einer Cloud basierendes Raumbuchungssystem, das mittels Sensortechnik die Steuerung von Licht sowie den Überblick über Energieverbrauch, Belegungszeit, Luftqualität sowie Lautstärke ermöglicht. Durch diese Verknüpfung sind nicht nur Arbeitsplätze buchbar, vielmehr können Nutzungsgrad von Räumen und Zonen festgestellt und effizient ausgewertet werden. Ein nahtloses Übertragen an ein bestehendes Facility-Management-System wie auch eine Schnittstelle zur HR-Abteilung, ermöglichen eine aktuelle Auswertung der tatsächlich genutzten Arbeitssituationen.
Grundsätzlich bedeutet die Einführung von Desk-Sharing eine Veränderung der persönlichen Arbeitsweisen und Gewohnheiten. Viele Unternehmen berichten, dass der gewünschte Effekt von wechselnden Arbeitsplätzen ausbleibt. Das liegt erfahrungsgemäß häufig daran, dass die Unsicherheit über die Arbeitsumgebung und den Nebensitzer zu groß ist. Buchungstools können diese Unsicherheit reduzieren, indem der Belegungsplan für jeden Tag transparent eingesehen werden kann. Ab drei bis vier Monaten können die Kunden dann erfahrungsgemäß an ihren Analysen sehen, dass der Wechsel von Arbeitsplätzen zunimmt – das wiederum stärkt den Austausch der Mitarbeitenden und somit innerhalb des Unternehmens. Außerdem zeigen die Analysen auch, dass die Homeoffice-Quote langfristig sinkt. Denn Bürobesuche werden meist vorgenommen, wenn Abstimmungen mit anderen Kollegen erforderlich sind. Durch die Ansicht der Buchungen der Kollegen kann qualifiziert entschieden werden, ob sich ein Besuch lohnt oder ob die Termine besser remote gehalten werden.
Überführen wir die hier gewonnenen Daten, so können Algorithmen meist zuverlässige Berechnungen erstellen, die Unternehmen die Möglichkeit geben, punktgenaue Anforderungen an Fläche, Raum und Arbeitssituation zu stellen. Damit können Räume und Flächen spezifiziert und unter Umständen auch für eine zeitliche Vermietung angeboten werden. Offen bleibt weiterhin die Veränderungsgeschwindigkeit wie auch die Bereitschaft der Veränderung von Gewohnheiten und Routinen des Menschen.
Eine Raumbuchungssystem mit einer intelligenten Software stellt mit Sicherheit vielerlei Anforderungen und Ansprüche zufrieden. Doch genügt es ein Produkt oder eine Leistung zu kaufen, oder stellt sich vielmehr die Frage, welche Kompetenz, in Kenntnis des Zusammenspiels von Arbeit / Fläche und Raum / Umfeld und Psychologie erforderlich ist, damit ein systemisches Betrachten im Zeitalter von New Work gelingt?
Wir begleiten Sie gerne mit einem 6-Stufen-Plan von der Analyse der Ist-Situation zu einer Entwicklung, Ausrichtung und Konzeptionierung einer Soll-Konzeption, sodass alle Anforderungen des Unternehmens aufgedeckt und die Zusammenhänge erkannt werden. Verhalten folgt Bewusstsein – das ist die Grundlage für ein gutes Gelingen.
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